発創アリ。

2017 05
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会議のルールを作る。
■■発創する会議術4.■■


スポーツにルールがあるように
会議にもルールが必要です。


■ルールは創造性と動機を生む

ルールがあることで
何について競いあうのか、焦点が絞られ
そこに創造性を発揮する場が生まれます。

さらに、反則行為が排除され
参加者に均等な機会が与えられます。
だから、みんながやる気を持って参加できます。



■野球のルールは?

例えば、野球は、とっても乱暴に単純化すると
細い木の棒で、相手が投げた球をいかにうまく打ち返すか
というスポーツです。

ルールとして
棒や球のサイズ、投げる距離などが決まっています。

また
禁止薬物の力を借りて身体能力を高めることは禁じられています。

こうすることで
均等な条件のもとで、絞られたテーマに向けて
創意工夫しながら勝負する
というスポーツの面白さが実現され
参加意識も高まるわけです。



■会議に必要なルールとは?

会議においても同様です。
焦点を絞り、反則行為を排除することで
会議は、創造的で活力に満ちた場に変えることができます。

では、会議のルールとはどのようなものでしょうか?
それは
言動を縛り、窮屈に閉じ込めるものであってはありません。

脳みそを活性化するもので
不活性化させるような要素を排除するものです。

例えば
テーマから外れた発言はしない
するなら、その意図をまず話す
人の発言をさえぎらず、最後まで聴く
発言は短くまとめる
終わるまでに一度は発言する

などが考えられるでしょう。
これらを会議開始前に共有するだけでも
場の雰囲気は変わるはずです。



■創造的な会議にするためのルール

さらに
「どうせ…」「前例では…」などは禁止ワードとする
人の意見は、ひとまず肯定してみる
「できない理由」ではなく、「できる可能性」を考える

などを加えると、より創造的な場になるかもしれません。



■ルールで迷惑行為を排除する

これらのルールを共有すると
次のような迷惑行為、非創造的行為を排除することになります。

上司が部下の意見をさえぎって発言する
斬新なアイディアを、前例を盾に頭ごなしに否定する
ピンボケ発言を長々とする

このような行為は、当人以外のやる気を最低レベルに引き下げ
会議を単なる時間の無駄にしてしまいます。



■当たり前のことだけど…

さて、改めて会議のルールをあげてみると
それが、誰もが理解できる、当たり前ものであること
に気付かされます。

ところが、こんな当たり前のことでも
当たり前に実行されているわけではなく
上記のようなルール違反は
どこにでも、しかも頻繁に見られるものです。

ですから、当たり前のことだからと言って暗黙の了解にせず
あえて、会議開始前に、全員で確認しあうことが必要です。



■ルールをみんなで考える効果

さらに効果的なのは
話し合いのルールを参加者みんなで考えてもらうことです。

例えばこのように

>今からの話し合いを有意義にするために
>みんなが創造性とやる気を持って臨めるものにするために
>どんなルールが必要だと思いますか?

と、みんなにルールを提案してもらうのです。
こうすると、これからの話し合いの場をどんなものにすべきで
そのためには何をすべきで
何をすべきでないのか?
を考えることになり、話し合いに対する意識が高まります。



■常に確認しながら、話し合いの風土を創る

こうやって事前に確認したルールであっても
会議が始まると忘れられ、逸脱することもあります。

そのときには
その都度、全員で、話し合いのルールを再確認して
軌道修正を繰り返さなければなりません。

こういう会議を繰り返していくことで
創造的に話し合う風土が根付いていくのだと思います。



written by 発創デザイン研究室
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